Bedrijven laten liquiditeit liggen tussen order en betaling

Bedrijven laten kansen liggen om de financieringsdruk te verlichten. Door vaker te factureren, gebruik te maken van e-facturatie en slimmere processen rondom fouten en inefficiënties kan de doorlooptijd tussen een bestelling en het moment dat de betaling is ontvangen aanzienlijk worden verkort. De voordelen voor het mkb zijn aanzienlijk en kunnen oplopen tot miljarden, zoals blijkt uit de resultaten van de 'Order to Cash Monitor', ontwikkeld door het lectoraat Supply Chain Finance en Diesis(opent in nieuw tabblad).    

Verbeterde cashflow

Een verbeterde cashflow is voor veel mkb-bedrijven van levensbelang, helemaal in deze overspannen arbeidsmarkt en tijden van schaarste aan grondstoffen en stijgende energiekosten. Ondernemers zijn dan ook actief op zoek naar manieren om hun liquiditeit te verbeteren. Volgens de Order to Cash Monitor bedraagt de gemiddelde tijd tussen het ontvangen van een order en het moment van betaling 51 dagen, maar in het geval van een dispuut kunnen daar nog eens 15 dagen bij opgeteld worden. Hoofdonderzoeker van de Order to Cash monitor Gregory Cronie, legt uit: "De monitor laat zien dat bedrijven, door hun order-to-cashproces te optimaliseren, sneller toegang kunnen krijgen tot hun liquide middelen. Dit maakt ze minder afhankelijk van externe financiering."

Verminderen van disputen

Het terugdringen van disputen is een belangrijke kans om de cashflow te verbeteren. Senior onderzoeker bij Supply Chain Finance Christiaan de Goeij, legt uit: "Een veelvoorkomende oorzaak van een dispuut is een fout in de prijsafspraken. Veel systemen zijn niet goed uitgerust om complexe afspraken correct te verwerken, waardoor personeel vaak handmatig gaat bijsturen. Dit kan op verschillende niveaus binnen het bedrijf leiden tot fouten en dus disputen. Wij zoeken uit waar die fouten ontstaan en helpen deze processen verbeteren."

E-facturatie

Een andere reden voor de vertraging tussen order en betaling is dat maar liefst 70% van de Nederlandse bedrijven nog steeds gebruik maakt van foutgevoelige pdf-facturen. Cronie: "E-facturatie kan een enorm verschil maken. Waar het nu gemiddeld 8,6 dagen duurt om een factuur te versturen, kan dit met e-facturatie binnen één dag." Deze stap bespaart niet alleen tijd, maar verkort ook de goedkeuringsperiode bij de klant en vermindert de kans op disputen. Bedrijven die e-facturatie toepassen, zijn ook beter voorbereid op toekomstige regelgeving, zoals het voorstel 'VAT in the Digital Age' (ViDA) van de Europese Commissie. Cronie merkt op: "Voor kleine bedrijven is verandering vaak moeilijk, omdat ze weinig kennis hebben van e-facturatie en niet zomaar iemand kunnen vrijmaken om dit te onderzoeken en implementeren."

Factureren per order

Uit de monitor komt ook naar voren dat bedrijven vaker zouden kunnen factureren. "Hoewel het versturen van een verzamelfactuur efficiënt lijkt, kost dit bedrijven vaak meer tijd en geld dan nodig," stelt De Goeij. Bij maandelijkse facturatie verliezen bedrijven gemiddeld 15 dagen in hun order-to-cashproces. Bedrijven die per order factureren, hebben een veel kortere doorlooptijd en profiteren direct van deze versnelling. De Goeij voegt toe: "Als je sneller je geld binnen hebt, kun je dat herinvesteren waar het nodig is, bijvoorbeeld voor noodzakelijke reparaties."

Het order-to-cashproces

Een goed inzicht in het volledige order-to-cashproces kan de liquiditeit van een bedrijf aanzienlijk verbeteren. Veel bedrijven hebben echter geen duidelijke verantwoordelijke die het hele proces overziet. "Dit is een probleem," zegt Cronie. "De salesafdeling is vaak verantwoordelijk voor het eerste deel van het proces, de operatie voor de uitvoering van de afspraken, de administratie voor de facturatie, en finance voor de betaling. Elke afdeling heeft echter zijn eigen prioriteiten. Zo kan een verkoper zonder overleg besluiten een klant uitstel van betaling te geven, zonder dat de financiële afdeling hiervan op de hoogte is. Dit kan de balans verstoren."

Kortere doorlooptijd

Het verkorten van de doorlooptijd van het order-to-cashproces heeft direct invloed op de liquiditeit van een bedrijf. Cronie geeft een concreet voorbeeld: "Stel dat een bedrijf met een omzet van 50 miljoen euro de doorlooptijd verkort van 51 naar 41 dagen. Dit levert bijna 1,4 miljoen euro extra liquiditeit op. Dat betekent minder afhankelijkheid van banken en meer ruimte voor langetermijninvesteringen."

Studenten van Windesheim helpen bedrijven om dit proces inzichtelijk te maken en te optimaliseren. Door betere samenwerking tussen afdelingen en het opstellen van een strategisch plan, kunnen bedrijven hun processen efficiënter inrichten en hun liquiditeit versterken. "Door het order-to-cashproces te verbeteren, kunnen bedrijven hun concurrentiepositie versterken, wat resulteert in meer liquiditeit, lagere kosten en betere klantrelaties," concludeert De Goeij.

Over de Order to Cash monitor

De Order to Cash Monitor is een jaarlijkse monitor, waarvan de monitor van 2024 het beginpunt is. Met de monitor willen het lectoraat en Diesis inzicht bieden in trends en verbetermogelijkheden binnen het order to cash proces van mkb-bedrijven. 254 respondenten namen deel aan het onderzoek. De respondenten zijn een afspiegeling van verschillende sectoren en grootte en maken onderdeel uit van het businesspanel van bedrijven in de database van het onderzoeksbureau Direct Research.

Download het volledige rapport(opent in nieuw tabblad)

Ik wil inzicht in mijn Order to Cash proces(opent in nieuw tabblad)