Continu verbeteren: wat is het en hoe krijg je het op gang?

Continu verbeteren wordt vaak genoemd binnen organisaties, maar wat betekent het precies? En hoe zorg je voor continu verbeteren in jouw organisatie? Volgens Rick Elschot, trainer in het thema, draait het om veel meer dan alleen processen efficiënter maken. In dit artikel vertelt hij er meer over.

‘’Continu verbeteren is voortdurend kijken hoe je als organisatie de waarde voor de klant én de maatschappij kunt blijven vergroten’’, legt hij uit. ‘’Het gaat erom dat je elke dag processen verbetert voor de klant door te leren van je ervaringen.’’

Mensgericht processen verbeteren

Hoewel het bij continu verbeteren meestal gaat om het verbeteren van de efficiëntie of effectiviteit van processen, is dat niet het enige wat belangrijk is. “Ik vertaal Continu Verbeteren als mensgericht processen verbeteren. De mens, de medewerker én de klant moeten centraal staan. Het proces is een hulpmiddel, niet het doel.’’ Rick benadrukt dat tevreden medewerkers bijdragen aan tevreden klanten. ‘’Als je wilt dat een pakketbezorger glimlachend een pakket aflevert, moet je ook zorgen dat die bezorger plezier heeft in zijn werk.’’

Op gang komen

Veel bedrijven blijven hangen in oude werkwijzen. ‘’Medewerkers doen vaak iets omdat ze het altijd zo hebben gedaan. Wat je wilt, is dat ze gaan nadenken: wat doe ik nu? En kan het ook beter, slimmer en makkelijker?’’ Om dit te stimuleren, gebruiken wij bijvoorbeeld een ‘Lean Safari’. ‘’We kijken dan op de werkvloer wat er gebeurt en waar verspillingen optreden. Het doel is niet om fouten aan te wijzen, maar dat een medewerker zelf leert om verspillingen te herkennen en te leren van het proces’’, legt Rick uit.

Leidinggevenden spelen hierin een cruciale rol. ‘’Ze moeten zorgen voor ruimte en tijd voor medewerkers om te verbeteren. Maar dit kan niet bovenop hun bestaande taken worden verwacht. Continu Verbeteren kost vooral in het begin extra tijd. Maar op de lange termijn worden processen efficiënter en neemt de medewerkersbetrokkenheid toe. En het belangrijkste: de klanttevredenheid verbetert. De investering aan de voorkant betaalt zich dus ruimschoots terug.’’

Betere samenwerking

Continu verbeteren kan ook helpen om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren. ‘’Wat we vaak zien is dat afdelingen op elkaar mopperen omdat ze niet weten wat de ander precies doet. Ze begrijpen niet wat de problemen zijn van de andere afdeling.’’ Een voorbeeld hiervan is de overdracht van patiëntendossiers in een ziekenhuis. ‘’Soms moet een patiënt meerdere keren dezelfde informatie geven omdat de afdelingen niet goed samenwerken en informatie registreren. Door dit beter te organiseren, bespaar je tijd, verbeter je de kwaliteit en bovenal is het voor de patiënt veel fijner als diegene niet iedere keer hetzelfde moet uitleggen.’’

Voorbeelden van succes

Rick deelt een concreet voorbeeld uit een magazijn, waar hij in de praktijk mee te maken kreeg. ‘’Ze moesten daar 100 orders per uur verwerken, maar haalden er in de praktijk maar 80. Samen met de medewerkers keken we waar het probleem zat. Het magazijn was onlogisch ingedeeld. Door de jaren heen was het bedrijf en het magazijn gegroeid. Echter is er nooit gekeken naar looproutes of wat de veelvoorkomende artikelen waren. Daarnaast waren medewerkers continu fouten aan het herstellen. Dit kwam door barcodes die niet in het systeem zaten of leesfouten door kleine etiketstickers. Na een herinrichting en aanpassingen in de etiketten en barcodes, werd het probleem opgelost.’’

Weerstand

Het invoeren van continu verbeteren gaat niet altijd zonder problemen. ‘’Weerstand krijg je altijd en dit is ook niet te voorkomen. Wel kan je er op een andere manier mee omgaan. Een manager heeft vaak al een idee hoe het beter kan, maar het is vooral belangrijk om medewerkers bij de oplossing te betrekken. Laat hen met ideeën komen, zodat ze zich verantwoordelijk voelen. Vaak schuilt er achter die weerstand veel nuttige informatie: waarom wil iemand niet veranderen? Als je dat begrijpt, kun je mensen helpen om actief mee te denken.’’

Werkcultuur en continu verbeteren

Continu verbeteren heeft ook een positieve invloed op de werkcultuur. ‘’Het is enorm motiverend voor medewerkers als ze zien dat hun ideeën worden uitgevoerd. Als een medewerker iets bedenkt en de leidinggevende zegt: ‘ga maar aan de slag, wat heb je nodig?’, dan voelt die medewerker zich gezien en gewaardeerd. Dat zorgt voor een fijne sfeer op de werkvloer.’’ Hij geeft een voorbeeld van een oud-student die nu werkt bij een groot logistiek bedrijf. ‘’Elke dag kijkt hij hoe hij twee seconden kan besparen. Dat lijkt klein, maar op de lange termijn levert het veel tijdswinst op voor de hele organisatie.’’

Conclusie

Continu verbeteren draait niet alleen om processen, maar vooral om mensen. Door medewerkers te betrekken bij het bedenken van oplossingen, creëer je betrokkenheid en motivatie. Zoals Rick zegt: ‘’Continu verbeteren is geen eenmalig project, het is een manier van werken waarbij je elke dag processen beter maakt. En al die kleine verbeteringen bij elkaar leveren uiteindelijk grote resultaten op. Wil je meer weten over Continue verbeteren? In onze podcast vertel ik er meer over. Beluister de podcast over continue verbeteren.’’

Wil je meer weten over hoe je continu verbeteren kunt toepassen in jouw organisatie?

Bekijk het aanbod van cursussen en trainingen. Dit kan op maat worden gemaakt voor jouw organisatie.

Aanbod bekijken